Dokumentenmanagement im QM mit Docuware
Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) stand für die AWO Gießen schon länger auf der Agenda. Anstoß waren u.a. die gesetzlichen Anforderungen aus dem Finanzmanagement zur digitalen Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen. Als erstes Teilprojekt zur umfassenden Implementierung des DMS im Unternehmen wurde schließlich das Qualitätsmanagement ausgewählt, da hier enorme Potenziale zur Prozessoptimierung identifiziert wurden.
Die Ausgangssituation unseres Projekts zur Einführung einer digitalen Dokumentenlenkung im Qualitätsmanagement haben wir in einem kurzen Video zusammengefasst:
Für die digitale Transformation unserer QM-Dokumente und die Einrichtung von Workflows zur Dokumentenlenkung wurde ein umfassender Projektplan erstellt. In der Entscheidung für ein DMS waren individuelle Konfigurationsmöglichkeiten ausschlaggebend, sodass wir das DMS in verschiedenen Unternehmensbereichen und auf unterschiedlichen Prozessebenen einsetzen können. Die Wahl fiel hierbei auf das DMS Docuware.
Seit Sommer 2022 ist der Zugriff auf die QM-Dokumente über Docuware sowie die digitale Dokumentenlenkung über den QM-Worklfow im gesamten Unternehmen implementiert. Aufgrund der äußerst positiven Erfahrungen sowohl in Bezug auf die Prozessoptimierung als auch die Motivation der Mitarbeiter*innen wurden im Jahr 2022 weitere Projekte zur Digitalisierung von Prozessen im Bereich Finanz- und Personalmanagement gestartet.
Unser Ziel haben wir dabei stets vor Augen: Uns nachhaltig für die Zukunft aufzustellen, um weiterhin gemeinsam erfolgreich Lebensräume mit Herz und Respekt zu gestalten.